Wanneer systemen gaan ‘meedenken’:
functioneel beheer in het AI-tijdperk

Functioneel beheerders staan aan het roer van gemeentelijke systemen. Ze zorgen dat applicaties doen wat ze moeten doen, dat data klopt, en dat processen soepel verlopen. Maar wat als die systemen zelf besluiten gaan nemen? Wat als AI-functionaliteit ineens zaken classificeert, prioriteert of voorspelt?

Voor Gemeente Zoetermeer was dit geen theoretische vraag meer. Met de EU AI Act op komst en steeds meer AI-functionaliteit in hun softwaresystemen, moesten hun functioneel beheerders begrijpen: waar zit AI in onze systemen, wat betekent dat voor ons werk, en welke verantwoordelijkheid dragen we?

De uitdaging: van systeembeheer naar AI-bewustzijn

Rond de 25 functioneel beheerders kwamen samen voor een vraagstuk dat verder gaat dan technisch beheer alleen. Ze werken dagelijks met systemen die steeds vaker AI-elementen bevatten, soms zichtbaar, vaak onzichtbaar. Van automatische classificatie in zaaksystemen tot risicosignalering in aanvragen.

De kernvraag: hoe herken je AI in je systemen, wat zijn de risico’s, en hoe borg je dat deze technologie past binnen gemeentelijke waarden en de nieuwe Europese wetgeving?

De aanpak: van theorie naar eigen praktijk

In een intensieve dagtraining werkten we met het speciaal ontwikkelde werkboek “AI Geletterdheid voor Functioneel Beheerders”. Maar de echte kracht zat niet in de theorie, die vormde slechts de basis. De doorbraak kwam door de casuïstiek die deelnemers zelf inbrachten.

De opbouw:

• Fundament: Wat is AI eigenlijk? Hoe werkt het, en waar zit het verstopt in systemen?
• EU AI Act: Welke risico’s onderscheidt de wet, en hoe herken je die in jouw applicaties?
• Prompt Engineering: Hoe stel je de juiste vragen aan AI-tools, en waar ligt de grens?
• Praktijkcases: Deelnemers analyseerden hun eigen systemen en processen

Deelnemers brachten zelf concrete situaties in waarmee we aan de slag konden gaan: “Onze applicatie suggereert prioriteiten, is dat AI?”, “Wat moet ik navragen bij leveranciers over de systemen die zij ons leveren?”

Het resultaat: van weerstand naar begrip, van begrip naar actie

De feedback sprak boekdelen:

“De training bood ruimte voor verschillende kennisniveaus. Als iemand met al aardig wat AI-ervaring kon ik die kennis inbrengen in de praktijkvoorbeelden, wat voor collega’s hielp om te zien hoe het nu binnen de gemeente werkt. Dit is precies de training die veel meer mensen in de gemeente zouden moeten volgen, een toegankelijk vertrekpunt dat begrip over AI vergroot, en zelfs kritische collega’s kan overtuigen om zich er verder in te verdiepen.”

En concreter nog:

“Het was een erg leerzame training. Hopelijk gaan we hier binnen mijn applicaties ook meer gebruik van maken.”

Maar het belangrijkste resultaat? De gemeente kreeg helderheid over wat ze nodig hebben voor hun eigen AI-beleid. Niet als abstract strategiedocument, maar vanuit de concrete vragen en dilemma’s die functioneel beheerders dagelijks tegenkomen.

En er klonken geluiden die verder reikten: deze kennis is niet alleen relevant voor functioneel beheerders. Ook inkoop heeft dit nodig bij het aanschaffen van nieuwe systemen. Ook beleid bij het opstellen van kaders. Ook uitvoering bij het werken met AI-tools.

Waarom deze aanpak werkt

Geen PowerPoint-marathon over wat AI allemaal zou kunnen. Geen speeltuin met de nieuwste AI-tools zonder context. Maar wel: verbinding met de eigen praktijk, met concrete systemen, met échte vragen.

Want AI-geletterdheid gaat niet over techniek beheersen. Het gaat over begrijpen wat de technologie doet met je werk, je data, en de mensen voor wie je het doet. Dat geldt bij gemeenten dubbel: je werkt met data van burgers, je neemt besluiten die hun leven raken. Die verantwoordelijkheid vraagt om meer dan oppervlakkige kennis.

AI-geletterdheid: van bewustzijn naar beleid

De vraagstukken waar Gemeente Zoetermeer mee worstelt, leven in vrijwel elke organisatie, publiek én privaat. Hoe krijg je grip op AI in je systemen? Hoe train je je mensen zonder ze te overspoelen? Hoe vertaal je wet- en regelgeving naar praktische handvatten?

Of je nu verantwoordelijk bent voor gemeentelijke dienstverlening, zorgprocessen, of bedrijfsvoering, overal waar data en besluiten samenkomen, speelt deze vraag. En overal is de succesfactor hetzelfde: begin bij de mensen die dagelijks met de systemen werken, en verbind hun praktijk met de grotere vragen over verantwoordelijkheid en impact.

Wil je sparren over hoe AI-geletterdheid vorm kan krijgen in jouw organisatie? Laten we het gesprek aangaan.